Ken je de quote van Loesje?
Als je honderd keer zegt dat je het drukt hebt, wordt het natuurlijk ook niet rustig.
Een volle agenda, geleefd worden door de hectiek van de dag. Druk, druk, druk.
Nog steeds ervaren veel mensen druk in hun leven. Ze zijn druk, hebben het druk of ze doen druk. En dat levert bij veel mensen stress op.
En te druk zijn is niet duurzaam en helpt jou of je klanten niet. Gelukkig kan je er wat aan doen.
4 vragen die je aan jezelf kan stellen als je het te druk hebt.
Dus pak je to do lijst en stel jezelf de volgende vragen:
Vraag 1: Moet dit echt gebeuren? (Zo ja, nu of later?)
We hebben vaak dingen op onze to do list staan die ofwel:
- helemaal niet gedaan hoeft te worden – het zijn ideeën. Het zijn dingen waar we aan denken, maar waar we eigenlijk nog geen definitieve beslissing over hebben genomen. Het zoemt door je hoofd.
Maar ideeën zijn geen taken!
Dus maak een afzonderlijke ideeënlijst en haal die dingen van je takenlijst! - niet NU gedaan hoeven te worden. Ze moeten wel een keer gedaan worden, maar niet nu.
Bekijk elke taak en vraag jezelf af: wanneer moet dit echt gebeuren? Wat is de deadline? Kan het worden uitgesteld tot volgende week? Misschien zelfs volgende maand?
Voeg realistische deadlines toe aan je taken.
Dit betekent dat je een to do lijst overhoudt met taken die de komende week gedaan moeten worden, een to do lijst met taken die nog open staan, maar een deadline hebben die nog niet komende week vervalt, en een to do lijst met ideeën die nog verder uitgewerkt moeten worden.
Vraag 2: Moet ik degene zijn die dit doet?
Veel ondernemers hebben automatisch nog het gevoel dat ze alles zelf moeten doen. Het is jouw bedrijf, je hebt veel taken in het begin ook zelf gedaan. Jij weet precies hoe je het wilt hebben.
Maar nu lukt het niet meer om alles gedaan te krijgen in de tijd die je hebt. Je loopt achterop. Je bent misschien aan het afraffelen, je maakt fouten….
Bekijk je to do list opnieuw en stel jezelf de volgende vraag: kan iemand anders dit voor mij doen?
Let op wanneer je het volgende antwoordt:
- “Ja, iemand anders zou dit voor mij kunnen doen, maar ik ben alleen in mijn business dus ik moet het toch zelf doen”.
Of “Ja, iemand anders zou dit voor mij kunnen doen, maar NIEMAND van de teamleden die ik NU in mijn team heb”? Als je nu niemand in je team hebt die dit zou kunnen overnemen, weet dan dat jij degene bent die daar verandering in kan brengen. Op een gegeven moment groeit je bedrijf en kom je op het punt om je eerste, tweede, etc. teamlid in te huren. Jij bepaald echter wanneer dat is. - “Maar niemand kan het zo goed doen als ik – dus ik moet degene zijn om het te doen”.
Dit is een gevaarlijke, want zolang jij zelf denkt dat dat waar is, dan blijft dat zo.
En dan gaat het ten koste van jou, je energie, je kwaliteit.
En ongetwijfeld ben jij de beste in hetgeen waar het om gaat, maar dat betekent niet dat je geen andere persoon kunt opleiden, trainen om zo goed te zijn als jij of iemand kunt vinden die het al doet zoals jij het doet.
Waar het met deze vraag om gaat is dat je de taken, de dingen identificeert die anderen van je kunnen overnemen.
Het betekent niet dat je morgen een heleboel mensen moet inhuren, maar je kan op zijn minst kijken naar taken overdragen en uitbesteden aan de mensen die je al hebt en vooruit te kijken en plannen voor meer ondersteuning in de toekomst.
Deze tweede vraag kan een moeilijke zijn omdat het voor velen van ons, ondernemers, allerlei dingen oproept. De perfectionist in jezelf, de controle freak, verkeerde verwachtingen.
Daarom raad ik aan, om voor deze vraag, de hulp van een Virtueel Business Manager in te schakelen. Om je te helpen als jij je to do list doorloopt en jij je naam nog steeds bij elke taak hebt staan.
Vraag 3: Hoe kan ik meer ruimte creëren?
Na het beantwoorden van vragen 1 en 2 zou je een wat meer realistische to do lijst moeten hebben van wat er in de komende week gedaan moet worden.
Volgende stap is ervoor te zorgen dat je ook daadwerkelijk de tijd en ruimte hebt om het gedaan te krijgen.
Hiervoor geef ik je de volgende twee tips:
- Plan vooruit – plan je to do’s in je agenda. Bundel de taken die bij elkaar passen en blok een 1.5 of 2 uren in je agenda om er mee bezig te gaan. Bekijk je to do’s en bepaal een realistische tijd die daarvoor nodig is. Als je verwacht meer tijd nodig te hebben, blok dan meer uren in je agenda.Voorbeelden:
– aquisitie/bellen: 1.5 uur
– Schrijftijd voor soc. media of blog: 1.5 uur
– Presentatie of training voorbereiden: 1.5 uur
– Podcast opnemen: 3 uur
– etc. - Blijf gefocust – schakel iedere afleiding uit om in de flow van je productiviteit te blijven. Of het nu gaat om een team, klanten, familie of sociale media – elke keer dat je wordt afgeleid raakt je uit je concentratie en flow en moet je je concentratie weer herpakken.
Doe je werkdeur dicht. Ze je telefoon op stil en zet je mail uit. Laat je team, je familie (als je vanuit huis werkt) weten wanneer je niet beschikbaar bent en wanneer wel.
En word heel goed in nee zeggen ?
Vraag 4: Ga ik mijn deadlines halen?
Het kan natuurlijk voorkomen dat je niet alles gedaan krijgt. En dat je je deadlines moet herzien. En ik begrijp heel goed dat dat erg vervelend is, en dat je dat liever niet doet. Maar als je nu al weet dat je een deadline niet gaat halen, informeer de betrokkenen vroegtijdig. Het is beter dit vooraf helder te hebben dan boze mailtjes en belletjes te krijgen van mensen die wachten op wat jij beloofd hebt.
Het mooie van deze 4 vragen is dat je ze steeds opnieuw kunt gebruiken. Telkens wanneer jij merkt dat je het te druk hebt, en je meer uren aan het draaien bent dat je zou willen, ga je met deze 4 vragen aan de slag. En vergeet niet je business manager erbij te betrekken. Twee personen weten altijd meer dan één. Je hoeft het niet alleen te doen.