4 voorwaarden voor succesvol samenwerken met je virtuele team - de Groot
In mijn vorige blog stond ik al even stil bij de toenemende vraag door high level ondernemers naar virtuele professionals met kennis van online ondernemen en online marketing. Maar dat dat niet automatisch betekent dat je daardoor een groot team nodig hebt. Zolang je maar de juiste expertise in huis haalt. Virtuele professionals die niet alleen expert zijn in hun vakgebied maar die ook pro-actief zijn, die in staat zijn om te zien wat er moet gebeuren in het hele proces. Die verder kunnen kijken dan alleen hun eigen werk. Die tijdig de andere teamleden kunnen aanhaken voor de informatie die zijzelf nodig hebben zodat het proces niet stil komt te liggen. Je teamleden moeten dus ook in staat zijn goed te kunnen communiceren.
In een team, of het nu een groot of klein team is, werk je met z’n allen aan een gemeenschappelijk doel. Ieder teamlid heeft de einddoelen helder en draagt daar zijn of haar steentje aan bij. Je wilt niet dat ieder teamlid alleen maar op zijn of haar eigen eilandje werkzaam is. Naast het hebben van de juiste teamleden met hun expertises is het hebben van een heldere communicatie ook een van de voorwaarden voor succesvol samenwerken met je virtuele team. Vooraf moet duidelijk zijn:
  • wie doet wat
  • wie is waarvoor verantwoordelijk
  • en wanneer moet wat af zijn.
En dat het team de juiste systemen ter beschikking heeft om gemakkelijk onderling te communiceren.  
Ik noem hier als voorbeeld Skype en Teamwork maar er zijn natuurlijk meer tools die je hiervoor kan inzetten. Via Skype kun je een-op-een of met meerdere teamleden tegelijk communiceren. En in Teamwork, als projectmanagement tool, noteer je mijlpalen, projecten en hun afzonderlijke taken, gekoppeld aan het desbetreffende verantwoordelijke teamlid. Planning en tijdspad per project kan inzichtelijk gemaakt worden. En per project en taak kan elk teamlid via een timer noteren hoeveel tijd de taak heeft gekost. En onderling communiceren? Dat doe je via de chatfunctie van Teamwork. Je kan zowel een-op-een chats als groepchats aanmaken. Geen mailtjes over een weer sturen of appen met vragen, maar alles is terug te vinden in de chat. Naast een goede communicatie binnen je virtuele team is het natuurlijk ook belangrijk dat je op elkaar kunt vertrouwen. Dat je teamleden onderling vertrouwen opbouwen. Dat doe je door zowel een-op-een onderling als met het gehele virtuele team te overleggen. Gewoon online via Skype of Zoom. Maar ook door 1x per kwartaal live af te spreken. Even terug te kijken op het afgelopen kwartaal, liggen we nog op koers, waar moeten we bijstellen en wat staat er gepland voor het komende kwartaal. Met als doel, alle neuzen dezelfde kant op. Klinkt misschien als veel werk, maar dat hoeft niet. Als ondernemer sta je er niet alleen voor. Een virtueel manager managet het team, houdt overzicht op de projecten en lanceringen, stuurt de teamleden aan en is de sparringspartner van de ondernemer. Wie managet het team in jouw bedrijf? Ik ben heel benieuwd naar je reactie op mijn blog. Heb je mijn andere blogs al gelezen? Bekijk ze hier.