Heb jij je prioriteiten helder? - de Groot

De vakanties zijn voorbij. De kinderen gaan weer naar school en voor je het weet zitten we weer in ons oude vertrouwde ritme en laten we ons weer leiden door de waan van de dag.

Maar misschien is het nu hét moment om je prioriteiten opnieuw helder te krijgen. Even opnieuw stilstaan bij hoe jij je activiteiten en taken wilt organiseren en uitvoeren. Oftewel het opnieuw organiseren van jezelf.
Hoe zorg jij ervoor dat je een goede balans creëert?

Zelf gebruik ik daarvoor de tijdmanagementmatrix van Covey waarbij ik met name kijk naar hoe dringend én hoe belangrijk iets is.

 

Hoe werkt de tijdmanagementmatrix?

De matrix is te verdelen in 4 kwadranten waarbij je telkens kijkt naar wat BELANGRIJK en DRINGEND is.

Belangrijk
Wat is er nu echt belangrijk? Wat draagt bij aan je missie, je doelen, je waarden?

Dringend
Wat is echt dringend? Waar moet je écht op reageren. En is dat ook belangrijk?

“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important”
Dwight D. Eisenhouwer

 

Kwadrant 1: Dringend en Belangrijk
Zijn zaken dringend én belangrijk dan heeft het volledige focus nodig. Het neemt je volledig in beslag en de druk neemt toe met als resultaat stress, overspannen en altijd maar bezig met brandjes blussen. Vooral als dit te lang blijft duren. Dit hou je niet lang vol. Tijd om taken te delegeren voordat je het ten koste gaat van jezelf, je gezin en je business.

Kwadrant 3: Niet belangrijk maar Wel dringend
Al je taken en activiteiten die wel dringend zijn maar niet belangrijk. Denk aan het direct reageren op app-jes, email, telefoon etc. Ze zijn vooral dringend bij de andere persoon die jou probeert te bereiken. Niet bij jou. Ook hier biedt een VP uitkomst. Jij focust je op jouw core business en de ander beheert de emailbox, telefoon etc.

Kwadrant 4: Niet belangrijk en Niet dringend
Oftewel je vlucht naar taken die én niet belangrijk én niet dringend zijn. Je verspilt je tijd. Als je geen zin hebt in je werk of geen duidelijke doelen hebt is het erg verleidelijk om met allerlei zaken uit dit kwadrant bezig te gaan. Hoe fijn zou het zijn om op dat moment te kunnen sparren met iemand om je weer op de rit te krijgen, je focus te herpakken en de doelen die je eerder gesteld hebt er weer bij te pakken.

Kwadrant 2: Belangrijk maar Niet dringend
Wanneer je het over dit kwadrant hebt dan ben je bezig met bijvoorbeeld je relaties onderhouden, je lange termijnplanning, nieuwe business verkennen, programma’s ontwikkelen etc. Je bent bezig met je visie. Zaken die wel mega belangrijk zijn maar niet dringend. En hier komen we lang niet altijd aan toe. Juist omdat we ons bezig houden die andere zaken.

De timemanagementmatrix is dus een super handig hulpmiddel. Het geeft je veel inzicht in de verschillende taken in je business, jouw eigen bezigheden gedurende de dag/week/maand en hoe je daar slimmer mee om kunt gaan.

Een mooi begin voor een frisse start na de vakantie is om samen met je VP of Virtueel Manager alle taken en bezigheden (met een terugblik op afgelopen periode) op een rij te zetten en in te delen in de verschillende kwadranten. In welk kwadrant is verandering nodig? Bespreek met elkaar hoe jullie dit voor de komende maanden gaan veranderen.

Ik ben benieuwd hoe jouw tijdmanagementmatrix eruit ziet. Laat je het mij weten in de reacties hieronder?

Succes!