Hoe heb jij ‘de backoffice’ van je bedrijf georganiseerd?
Weet jij waar het document staat wat je nu nét nodig hebt?
Werk jij met een digitaal archief? In de cloud, op de harde schijf van je laptop of op het bureaublad van je laptop? Of bewaar jij de bijlagen van e-mails gewoon in je mailbox?
Of heb jij alles in je hoofd zitten en is alles en iedereen afhankelijk van jou?
Als dat het geval is wil ik je adviseren mijn blog ‘Ben jij voorbereid op het uitbesteden van taken’ te lezen. Zeker als je merkt tijd te kort te komen, maar wel wilt groeien met je bedrijf.
Het begint allemaal met een goed georganiseerd digitaal archief.
De voordelen van een digitaal archief (in de cloud) met een goede structuur zijn:
✔ Besparing van tijd. Je hoeft niet meer zo te zoeken
✔ Je werkt met de laatste versie van je document
✔ Je hoeft niet telkens opnieuw het wiel uit te vinden, teksten te bedenken omdat je het al een keer eerder hebt uitgewerkt.
En iedereen weet, tijd is geld. En onze tijd willen we graag goed besteden aan taken die ons juist geld opleveren.
Je wilt werken aan bedrijfsgroei en je wilt niet tijd verspillen aan werkzaamheden waar je liever niet mee bezig bent.
Je documentatie in een digitaal archief met een heldere structuur maakt dat je sneller werkzaamheden kunt uitbesteden.
Maar hoe doe je dat dan?
1. Kies een tool voor je digitaal archief in de cloud. Voorbeelden zijn Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud.
2. Maak mappen per onderwerp. Bijvoorbeeld:
– Dagelijks management
* Werkprocessen
* Accounts overzicht
* Urenregistratie
– Financiën
* Boekhouding
* Facturatie
– Marketing
* Websiteteksten
* Blogs
* Social media
* Email marketing
– Communicatie
* Sjablonen
* Juridisch
* Checklisten
– Sales
* Leads
* Klanten
* Referenties
– Diensten en Producten
* Op naam van dienst/product
3. Maak sjablonen, standaard documenten en teksten.
Met name om te voorkomen dat je steeds opnieuw teksten moet bedenken. Denk aan checklists, standaard e-mails, sjablonen etc.
4. Zorg dat je stukken handig terugvindt door te archiveren:
* Per jaar
* Op datum met logische volgorde (2016.02.01)
* Hanteer versie nummering in de naam en in het document zelf (voettekst: 20160201_Checklist A_v2)
Tot zover een aantal tips om je backoffice goed te organiseren.
Door te werken in de cloud kan je makkelijk je documentatie delen met bijvoorbeeld een Virtueel Assistent. Maar nog beter, je kan het prima aan een VA overlaten om je digitale archief (opnieuw) in te richten en te voorzien van een heldere structuur.
Door de tips in deze blog toe te passen zet jij al de eerste stappen naar het snel kunnen uitbesteden van taken aan een VA!
Heb je vragen of wil jij je ervaringen delen, laat gerust een reactie achter of neem contact met mij op.