Eindelijk!
Je hebt een VA gevonden die bij jou en je bedrijf past.
Een Virtueel Assistent/Virtueel Professional met ondernemersgeest.
Een professional die jou gaat helpen je bedrijf te laten groeien.
Maar hoe zorg je ervoor dat hij of zij zo snel mogelijk taken van jou kan overnemen? Ben jij voorbereid op het uitbesteden van taken?

In één van mijn eerdere blogs (Taken uitbesteden? Waar begin je?) heb ik 3 zaken genoemd die belangrijk zijn en die je helpen de groei van je bedrijf te stoomlijnen.

Het inrichten van processen
 Tools inzetten en automatiseren
 Een team vormen

Deze 3 onderdelen vormen samen een systeem. Maar je maakt alleen systemen en dus (werk)processen van terugkerende taken. Want dat levert je juist veel tijdswinst op.

Heb jij al systemen gebouwd?

Vandaag vertel ik je wat meer over het eerste punt: het inrichten van processen.

In een (werk)proces vermeld je welke stappen er gezet moeten worden om de taken binnen je bedrijf uit te voeren. Het maken van een werkproces doe je aan de hand van de volgende 5 stappen.

  1. Mijlpalen vaststellen. Per project of per onderdeel van je bedrijf stel je de verschillende mijlpalen vast.
  2. Tijdspad vaststellen. Bepaal hoeveel tijd er tussen de mijlpalen zit.
  3. De losse acties benoemen. Alle acties die nodig zijn en die uitgevoerd moeten worden tot aan het bereiken van de mijlpaal benoemen.
  4. De juiste volgorde bepalen. Wat is de juiste volgorde van de acties? Kunnen meerdere acties tegelijkertijd uitgevoerd worden of moet actie 1 eerst gedaan worden voordat actie 2 gedaan kan worden?
  5. Het proces uitschrijven. Wat, hoe, wanneer, waar vind ik wat, welke teksten? Maak een beschrijving van alle losse acties. Dit kan uitgebreid of juist niet, net wat jij wilt en wat nodig is. Zolang het maar helder is voor de VA aan wie je deze taken wilt gaan uitbesteden.

Als voorbeeld neem ik het schrijven van een blog als terugkerende taak in mijn eigen marketing. Hiervoor heb ik de volgende mijlpalen:

  1. Blog schrijven
  2. Blog op website en social media plaatsen

Het tijdspad tussen het plaatsen van elk blog op de website is in mijn geval 2 weken. Ik wil de blog tekst 2 dagen voor de plaatsing af hebben.

De losse acties voor het plaatsen van de blog op mijn website zijn bijvoorbeeld:

Een of meerdere afbeeldingen zoeken voor bij de blog
 Tekst redigeren
 De opmaak van de tekst bepalen (kopjes, kleur, vetgedrukte tekst)
 Yoast SEO op berichten pagina website invullen
Inplannen publiceren blog op juiste datum
 Social media berichten maken nav. blog en in Buffer inplannen

De juiste volgorde moet een logisch geheel worden zodanig dat je een goed beeld hebt van wat er moet gebeuren. Dit kan prima een opsomming op 1 A-4tje zijn.

Ik vul dus pas het Yoast SEO gedeelte in nadat ik de tekst zonder schrijffouten en in de juiste opmaak klaar heb staan op mijn website.
Een afbeelding voor bij het blog zoeken moet uiterlijk voor de publicatie van het blog gedaan worden. Exacte moment hiervoor is er niet.

Voor het uitschrijven van het proces bepaal jij zelf hoe uitgebreid je het doet.
En als jij per taak of actie aangeeft welke tool je gebruikt en wie het uit moet voeren, dan heb je gelijk een compleet verhaal.

✔  Het beschrijven van een proces doe je dus voor terugkerende taken, acties, projecten, trainingen etc.
  Doordat je eenmalig tijd hierin investeert kun jij de volgende keer juist tijd besparen. Het zit niet meer alleen in jouw hoofd.
  Je hebt een procesbeschrijving gemaakt zodanig dat een ieder ander ermee aan de slag kan.

Je kan nu de procesbeschrijving aan je VA geven zodat zij ermee aan de slag kan.
Je hebt je taken uitbesteed! Gefeliciteerd!

Ik hoop ik dat je na het lezen van dit blog aan de slag gaat met het beschrijven van alle processen. Als Virtueel Manager kan ik je daar uiteraard bij helpen. Weten hoe? Neem contact met mij op en ik vertel je er graag meer over.